Por Guy Holland, CEO da integrarTI
Hoje em dia, ter um sistema de gestão empresarial (ERP) se tornou característica de empresas que querem obter sucesso em meio a um mercado competitivo e tecnológico.
Como software automatizado, o ERP consegue facilitar atividades, gerenciar produtos, controlar finanças, centralizar e otimizar processos, aumentar a segurança de dados, reduzir o impacto ambiental, entre outros.
A implantação do ERP passa a ser interessante para um empreendimento quando o fluxo de informações começa a aumentar de maneira incontrolável; quando as contas a serem pagas dependem de uma noção matemática mais avançada, de modo a evitar erros; quando os prazos não podem ser descumpridos, pois resultam em multa; e quando o estoque precisa de um controle mais automático e rápido. Com isso, instalar um sistema de gestão aumenta a performance da empresa, já que elimina retrabalho, tarefas redundantes, trabalho manual, custos, tempo de resposta e longos períodos de realização de algumas atividades.
Para que a performance do sistema seja confirmada, no entanto, é preciso que a implantação seja feita da forma correta e conte, ainda, com uma monitoração, a fim de verificar atualizações de software e adaptações de novas tarefas dentro da organização. Quando o ERP não é instalado de forma correta ou não atende à demanda da empresa, a performance não será plenamente alcançada e pode ser necessário implementar outro software ou fazer uma revitalização.
Uma forma de monitorar o desempenho do ERP é adotar o diagnóstico de performance. Essa prática visa avaliar a usabilidade de todas as atividades administrativas e operacionais que são controladas com o apoio do sistema de gestão, se o número de usuários do sistema está em excesso ou abaixo do necessário, se a empresa conta com outros sistemas integrados, qual a estrutura de TI do negócio, qual a quantidade de customizações ou personalizações existentes, dentre outros. Além disso, o diagnóstico pode garantir a otimização dos processos da organização.
A partir do diagnóstico, então, é possível identificar quais são as possíveis falhas deixadas pelo ERP que estão ocasionando em uma má performance, assim como detectar oportunidades de melhorias, riscos do negócio e necessidade de treinamento para alguns funcionários, que, quando bem adaptados ao sistema, conseguem uma usabilidade e produtividade maior. Quando o diagnóstico revela, de fato, um mal desempenho do sistema de gestão, a solução passa a ser revitalizar ou substituir o ERP.
A troca de um ERP pode exigir tempo e esforço, por isso, é necessário avaliar se, realmente, a troca é a solução definitiva encontrada. A revitalização, pelo contrário, poupa esse tempo e esforço, fazendo uma manutenção e possibilitando que o software esteja pronto para uso, atendendo mudanças de legislação, alteração em processos internos, mudanças em políticas comerciais, societárias e tributárias e desenvolvimento de novos produtos.
Por Guy Holland, CEO da integrarTI – especialista em implantação, atualizações, suporte, desenvolvimento e em TOTVS® Protheus e Head da integrarTI – Consultoria Especializada em Implantação de Sistemas de Gestão Empresarial (ERP) e Unidade da Ramo Sistemas em Campinas nas soluções SAP Business One.